Guia del Administrador

Buenas practicas para llevar bien un estudio y todo lo que puedes hacer con el sistema.

✅ Pautas positivas (como trabajar bien)

Una administradora vive de la confianza y del orden. Estas practicas marcan la diferencia.

1. Una empresa = una ficha

Cada cliente es su propia empresa. No mezcles datos: cambia siempre de empresa antes de trabajar.

2. Documentos primero

Pide al cliente que suba todo a su Area. Trabaja desde ahi, no desde WhatsApp o email sueltos.

3. Vencimientos a la vista

Revisa cada semana IVA, F24 y declaraciones. Mejor avisar con dias de margen.

4. Un referente por cliente

Que el cliente sepa a quien escribir. La cercania es tu ventaja.

5. Todo registrado

Notas, decisiones y comunicaciones dentro del sistema. Si no esta escrito, no paso.

6. Confidencialidad

Datos fiscales = datos sensibles. Cada cliente ve solo lo suyo; contrasena fuerte.

7. Plantillas y rutina

Estandariza el alta de cliente, los recordatorios y los informes. Lo repetitivo, automatizalo.

8. Claridad con el cliente

Explica en simple que pago, por que y cuando. Quien entiende, confia.

💡 Regla de oro: primero ordenar, despues automatizar. Un buen proceso manual se puede automatizar; uno desordenado solo automatiza el desorden.

🏢 Clientes y multi-empresa

Gestionar varios clientes desde un solo acceso, cada uno con su IVA, facturas y balances separados.
Cambiar de empresa con un clic.
Cliente nuevo: crear su empresa, cargar el plan contable y darle acceso al portal.
Regimen por cliente: forfettario u ordinario.

📒 Contabilidad

Registrar facturas de compra/venta, gastos y movimientos.
Conciliacion bancaria.
Balances siempre actualizados.
Activos (amortizaciones) y presupuestos.

🧾 Fiscal e impuestos (Italia)

Liquidacion de IVA y registros fiscales.
Declaraciones con los reportes fiscales italianos.
Ritenuta d'acconto (retenciones).
DDT y Ri.Ba.

⚡ Facturacion electronica SDI

Emitir y recibir facturas electronicas.
Generar el archivo (FatturaPA) para el SDI.
Hoy en modo prueba; para produccion: canal PEC o intermediario.

🗂 Documentos

Recibir y archivar los documentos por empresa.
Organizar con carpetas y reglas.
(Mejora) Lectura con IA.

👥 Personal y nominas

Empleados, nominas, cotizaciones.
Gastos y reembolsos.
Fichaje y vacaciones.

✍ Firma electronica

Firmar online la lettera d'incarico y otros documentos.
Onboarding sin papeles.

📊 Reportes y control

Informes por cliente y globales.
Exportar a Excel/PDF.
Cuadro de mando con la situacion de cada cliente (mejora).

🌐 Portal del cliente y web

Area Clientes: sube documentos, ve facturas y vencimientos.
Web en 3 idiomas + guia.
Marca blanca: cero rastro tecnico.

🤖 Automatizacion

Recordatorios automaticos de vencimientos (n8n + Telegram/email).
Avisos de documento o factura nueva.
Alta de cliente en 1 clic.

⚖ Importante (negocio y legal)

No soy abogado, pero conviene saberlo: en Italia llevar la contabilidad de terceros y sobre todo firmar las dichiarazioni esta regulado y a menudo reservado a un commercialista/esperto contabile habilitado. Antes de meter clientes reales, define si operas como soporte/gestion aliandote con un commercialista, o si el titular es uno habilitado.

🚀 Primeros pasos recomendados

Entra a la plataforma y cambia la contrasena demo.

Familiarizate con el selector de empresa y la app Contabilita.

Prueba con el Cliente Demo: crea una factura y mira como se genera el archivo electronico.

Activa el portal del cliente y la subida de documentos.

Cuando todo fluya, anade recordatorios automaticos de vencimientos.