Guida dell'Amministratore

Buone pratiche per gestire bene uno studio e tutto cio che puoi fare con il sistema.

✅ Buone pratiche (come lavorare bene)

Uno studio vive di fiducia e ordine. Queste pratiche fanno la differenza.

1. Un'azienda = una scheda

Ogni cliente e la sua azienda. Non mischiare i dati: cambia sempre azienda prima di lavorare.

2. Documenti prima di tutto

Chiedi al cliente di caricare tutto nella sua Area. Lavora da li, non da WhatsApp o email sparse.

3. Scadenze sempre in vista

Controlla ogni settimana IVA, F24 e dichiarazioni. Meglio avvisare con giorni di anticipo.

4. Un referente per cliente

Il cliente deve sapere a chi scrivere. La vicinanza e il tuo vantaggio.

5. Tutto registrato

Note, decisioni e comunicazioni dentro il sistema. Se non e scritto, non e successo.

6. Riservatezza

Dati fiscali = dati sensibili. Ogni cliente vede solo i suoi; password forte.

7. Modelli e routine

Standardizza l'apertura cliente, i promemoria e i report. Il ripetitivo, automatizzalo.

8. Chiarezza col cliente

Spiega in modo semplice cosa ha pagato, perche e quando. Chi capisce, si fida.

💡 Regola d'oro: prima ordinare, poi automatizzare. Un buon processo manuale si puo automatizzare; uno disordinato automatizza solo il disordine.

🏢 Clienti e multi-azienda

Gestire piu clienti da un solo accesso, ognuno con la sua IVA, fatture e bilanci separati.
Cambiare azienda con un clic.
Nuovo cliente: creare la sua azienda, caricare il piano dei conti e dargli accesso al portale.
Regime per cliente: forfettario od ordinario.

📒 Contabilita

Registrare fatture di acquisto/vendita, spese e movimenti.
Riconciliazione bancaria.
Bilanci sempre aggiornati.
Cespiti (ammortamenti) e budget.

🧾 Fiscale e imposte (Italia)

Liquidazione IVA e registri fiscali.
Dichiarazioni con i report fiscali italiani.
Ritenuta d'acconto.
DDT e Ri.Ba.

⚡ Fatturazione elettronica SDI

Emettere e ricevere fatture elettroniche.
Generare il file (FatturaPA) per lo SDI.
Oggi in modalita prova; per la produzione: canale PEC o intermediario.

🗂 Documenti

Ricevere e archiviare i documenti per azienda.
Organizzare con cartelle e regole.
(Miglioria) Lettura con IA.

👥 Personale e buste paga

Dipendenti, cedolini, contributi.
Spese e rimborsi.
Presenze e ferie.

✍ Firma elettronica

Firmare online la lettera d'incarico e altri documenti.
Onboarding senza carta.

📊 Report e controllo

Report per cliente e globali.
Esportare in Excel/PDF.
Cruscotto con la situazione di ogni cliente (miglioria).

🌐 Portale cliente e web

Area Clienti: carica documenti, vede fatture e scadenze.
Web in 3 lingue + guida.
Marca bianca: nessuna traccia tecnica.

🤖 Automazione

Promemoria automatici delle scadenze (n8n + Telegram/email).
Avvisi di nuovo documento o fattura.
Nuovo cliente in 1 clic.

⚖ Importante (business e legale)

Non sono un avvocato, ma e bene saperlo: in Italia tenere la contabilita di terzi e soprattutto firmare le dichiarazioni e regolato e spesso riservato a un commercialista/esperto contabile abilitato. Prima di inserire clienti reali, decidi se operi come supporto/gestione alleandoti con un commercialista, o se il titolare e un abilitato.

🚀 Primi passi consigliati

Entra nella piattaforma e cambia la password demo.

Familiarizza con il selettore azienda e l'app Contabilita.

Prova col Cliente Demo: crea una fattura e guarda come si genera il file elettronico.

Attiva il portale cliente e il caricamento documenti.

Quando tutto fila, aggiungi i promemoria automatici delle scadenze.